Werbeartikel und Giveaways für Events

Werbeartikel und Giveaways für Events entlang des Veranstaltungsablaufs

Auf einer Firmenveranstaltung bekommt ein Gast mehrmals etwas in die Hand: beim Check-in, während des Programms und beim Verabschieden. Diese Momente sind der eigentliche Bauplan für Ihre Werbeartikel und Giveaways für Events.

Am Check-in zählt Geschwindigkeit. Was dort ausgegeben wird, muss sich mit einer Hand übergeben lassen und darf die Schlange nicht bremsen. Alles, was ausgepackt oder erklärt werden will, ist an dieser Stelle falsch platziert.

Im Programmteil verschiebt sich die Logik. Ein Werbemittel mit Logo, das während eines Vortrags auf dem Tisch liegt, wird benutzt: Kugelschreiber, Notizbuch, Trinkflasche. Es steht stundenlang im Blickfeld, landet auf Fotos der Teilnehmer und wandert danach in die Tasche.

Der Ausgang ist der Moment für das Stück, das die Veranstaltung überdauert. Hier lohnt Wertigkeit mehr als Menge. Ein einzelnes gut verarbeitetes Präsent im Corporate Design wirkt länger nach als eine volle Tasche, die zuhause sortiert und teilweise entsorgt wird. Wer diese drei Situationen vorab durchgeht, kommt fast immer mit weniger Artikeln aus als ursprünglich geplant.

Eventformate in Österreich und die passenden Giveaways für Events

Die Bandbreite reicht vom Kundenabend mit zwanzig geladenen Gästen bis zum Fachkongress mit mehreren hundert Teilnehmern, und die Artikel unterscheiden sich entsprechend.

Hausmessen und Kundentage sind in der österreichischen Industrie ein eingespieltes Format. Ein Zulieferbetrieb in Oberösterreich lädt seine Einkäufer ins Werk, führt durch die Fertigung und gibt am Ende ein Präsent mit. Dort passen langlebige Artikel mit technischem Bezug, lasergraviert statt bunt bedruckt.

Kongresse und Tagungen in Wien, Salzburg und Innsbruck arbeiten mit Kongresstasche, Lanyard und Schreibgerät. Der Städtetourismus bringt viele auswärtige Gäste in diese Häuser, was das Gewicht zum Kriterium macht: Was nicht ins Handgepäck passt, bleibt im Hotelzimmer liegen.

Roadshows quer durch die Bundesländer sind ein Sonderfall. Dieselbe Ausstattung reist von Wien über Graz und Linz bis nach Innsbruck, wird mehrfach auf- und abgebaut und muss zwischen zwei Terminen in einen Kombi passen. Wählen Sie dafür stapelbare Artikel in wenigen Varianten und verzichten Sie auf Ortsangaben im Druck, sonst produzieren Sie für jede Station eine eigene Auflage.

Sommerfeste, Betriebsausflüge und Firmenläufe verlangen Textil und Trinkflaschen. Weinbaubetriebe in Niederösterreich und im Burgenland, Seilbahnunternehmen in Tirol und Vorarlberg, Bankhäuser am Wiener Finanzplatz: Jede Branche hat ihr eigenes Anlassprofil, und die Werbegeschenke folgen ihm. Die Wirtschaftskammer Österreich ordnet den Werbeartikelhandel einer kleinteiligen, stark nach Bundesländern organisierten Branche zu, was für Sie vor allem heißt: Legen Sie Material, Menge und Veredelung schriftlich fest, bevor die Serie startet.

Die Goodie Bag: Werbeartikel für Events sinnvoll zusammenstellen

Eine Goodie Bag wird nicht besser, wenn mehr hineinkommt. Sie wird besser, wenn die Teile zueinander passen.

Das Sackerl selbst ist bereits ein Artikel und nicht bloß die Verpackung. Baumwolltaschen zwischen 140 und 180 g/m² tragen genug, ohne sperrig zu wirken. Ab etwa 240 g/m² steht die Tasche von allein, wirkt deutlich wertiger und braucht mehr Platz im Anlieferkarton. Im Siebdruck bekommen Sie auf beiden Grammaturen ein deckendes Ergebnis, auch auf dunkler Ware.

Als Inhalt bewährt sich eine einfache Aufteilung: ein Artikel mit Gebrauchswert für den Alltag, etwas Essbares für den Moment, dazu ein Informationsträger, der nicht wie ein Prospekt aussieht. Ab dem fünften Teil bleiben einzelne Stücke ungeöffnet.

Achten Sie auf das Gesamtgewicht. Eine Tasche über eineinhalb Kilo wird bei Tagungen irgendwann am Sessel abgestellt und dort vergessen. Ein Glas Honig oder eine Flasche wirkt großzügig, macht die Tasche aber sofort schwer, weshalb solche Stücke besser separat am Ausgang übergeben werden. Wenn Ihre Gäste anreisen, ist ein flaches, stapelbares Präsent die klügere Entscheidung.

Lanyards, Namensschilder und bedruckte Giveaways am Event-Check-in

Das Lanyard ist das meistgetragene Werbemittel jeder Tagung, weil es acht Stunden am Hals bleibt.

Übliche Breiten liegen bei 15, 20 und 25 Millimetern. Unter 15 Millimetern wird ein mehrfarbiger Schriftzug schwer lesbar, ab 20 Millimetern lässt sich ein Zusatz wie das Veranstaltungsdatum unterbringen. Bänder aus recyceltem PET sind inzwischen Standard und nehmen den Sublimationsdruck sauber an: Bei 190 bis 205 °C geht die Farbe in die Polyesterfaser über, statt oben aufzuliegen. Das Band bleibt weich und der Druck reibt sich am Kragen nicht ab.

Die Ausweishülle wird oft vergessen und ist trotzdem sichtbar. Hüllen aus rPET oder Silikon halten den Tag besser durch als dünne Weich-PVC-Modelle, die an der Lochung einreißen. Wer nach der Veranstaltung sammelt, kann Band und Hülle beim nächsten Termin wiederverwenden, sofern kein Datum aufgedruckt ist.

Ein Sicherheitsverschluss, der sich unter Zug öffnet, gehört bei Veranstaltungen mit Werksführung oder Technikbereich dazu und ist bei Betriebsbesichtigungen häufig eine Auflage der Sicherheitsfachkraft.

Kuvert und Namensschild werden gern unterschätzt. Ein vorbereitetes Kuvert je Gast, mit Namensschild, Programm und Garderobenmarke, beschleunigt die Akkreditierung spürbar und wirkt organisiert. Drucken Sie die Namen früh genug, dann bleibt am Vortag noch Kapazität für jene Anmeldungen, die erfahrungsgemäß in letzter Minute eintreffen.

Jause und Zuckerl: essbare Giveaways für Firmenevents

Essbare Werbeartikel werden am Event fast vollständig verbraucht, was sie zur verlässlichsten Kategorie in der Mengenplanung macht.

Zuckerl im bedruckten Flowpack, Schokotaler mit geprägtem Logo, kleine Packerl mit Kürbiskernen oder Lebkuchen: Diese Stücke funktionieren am Stehtisch, in der Kaffeepause und als Tischbesetzung beim Dinner. Bedruckt wird die Verpackung, nicht das Lebensmittel, weshalb hier der Digitaldruck auf Folie oder Karton dominiert.

Die Kennzeichnung ist verbindlich. Zutaten, Allergene, Mindesthaltbarkeitsdatum und die Angabe des verantwortlichen Lebensmittelunternehmers gehören auf die Verpackung, auch wenn das Packerl gratis abgegeben wird. Planen Sie diese Fläche im Layout von Anfang an ein, sonst rutscht Ihr Logo in die Ecke.

Für Veranstaltungen im Freien gilt ein nüchterner Hinweis: Schokolade übersteht im Sommerzelt keine zwei Stunden. Gebäck, Nüsse und Fruchtgummi vertragen Wärme wesentlich besser. Soll das Präsent den Abend überdauern, ist ein Jausenbrett aus Buche oder Nuss mit Lasergravur die haltbare Alternative, weil der CO2-Laser bei 10.600 Nanometern in die Holzoberfläche brennt und das Motiv nicht mehr verschwindet.

Textile Werbeartikel für Eventteams und geladene Gäste

Ein einheitlich eingekleidetes Team ist auf einer Veranstaltung das schnellste Orientierungssignal für Ihre Gäste.

Für Empfang und Betreuung hat sich das bestickte Polo durchgesetzt. Piqué zwischen 200 und 220 g/m² knittert wenig und sieht nach acht Stunden Dienst noch ordentlich aus. Eine Brustplatzierung liegt üblicherweise bei rund 8 mal 8 Zentimetern und übersteht über hundert Wäschen, was bei mehreren Terminen pro Saison den Ausschlag gibt.

Bei Winterveranstaltungen am Adventmarkt oder einer Eröffnung im Freien braucht das Team mehr Substanz: Softshell mit Stickerei am Ärmel, dazu eine Haube. Für strukturierte Kappen ist die 3D-Stickerei mit PE-Schaum das Verfahren, dessen Relief von zwei bis drei Millimetern aus zehn Metern Entfernung noch lesbar bleibt.

Kalkulieren Sie beim Textil den Vorlauf für die Stickdatei mit ein. Das Logo wird für die Stickmaschine neu aufgebaut, Stichrichtung und Dichte werden festgelegt und auf dem tatsächlichen Trägermaterial getestet. Feine Schriften unter etwa vier Millimetern Höhe laufen dabei zu, weshalb wir in solchen Fällen zu einer Wortmarke ohne Claim raten.

Textil für Gäste ist eine andere Rechnung. Größen, Schnitte und Geschmack lassen sich schwer vorhersagen, weshalb Accessoires wie Schals, Socken oder Hauben die sicherere Wahl bleiben als Shirts in Konfektionsgrößen. Wenn es doch ein Shirt sein soll, arbeiten Sie mit einer Abholstation vor Ort statt mit einer Tasche pro Sessel.

Werbegeschenke für Sommerfeste und Events im Freien

Das Wetter ist bei Freiluftveranstaltungen kein Nebenschauplatz: Es bestimmt, welche Werbemittel überhaupt sinnvoll sind.

Trinkflaschen aus Edelstahl 18/10 sind beim Firmenlauf und beim Betriebsausflug gesetzt. Der Faserlaser mit 1.060 Nanometern trägt die oberste Schicht ab und hinterlässt eine dauerhafte Gravur, der weder Spülmaschine noch Sonne etwas anhaben. Für ein vollflächiges Motiv rund um die Wölbung greift stattdessen der Rundumsiebdruck mit bis zu vier Pantone-Farben.

Sonnenschutz wird unterschätzt, obwohl Sommerfeste am Wasser oder auf der Alm regelmäßig in den Stunden um die Mittagszeit stattfinden. Kappen, Sonnenbrillen und Sonnencreme im bedruckten Spender sind dort keine Gags, sondern werden tatsächlich gebraucht und dankbar angenommen.

Bei Regen entscheidet, wie kompakt ein Artikel ist. Taschenschirme, Regenponchos im Etui und ein wasserdichtes Sackerl für Handy und Geldbörse retten Ihnen den Nachmittag. Solche personalisierten Werbeartikel werden genau in dem Moment als Aufmerksamkeit wahrgenommen, in dem sie gebraucht werden, und das prägt sich ein.

Nachhaltige Werbeartikel und Giveaways für Events mit Nachweis

Green Meetings und Green Events haben sich in Österreich als Format etabliert, und das Österreichische Umweltzeichen zertifiziert Veranstaltungen nach eigenen Kriterien.

Wird Ihre Veranstaltung danach geplant, betrifft das auch die Werbemittel: ihre Materialien, ihre Herkunft und die Frage, ob sie nach dem Event weiterverwendet werden. Ein Artikel, der am nächsten Tag im Restmüll landet, zieht die ganze Argumentation nach unten.

Nachprüfbar wird Nachhaltigkeit über Zeichen, die an das Produkt gebunden sind. Das Österreichische Umweltzeichen UZ 24 gilt für Druckerzeugnisse. Das EU Ecolabel wird in Österreich vom VKI geführt und ist mit dem Umweltzeichen harmonisiert. OEKO-TEX Standard 100 deckt Textilien ab und geht auf die Arbeit des Wiener OETI zurück, GRS belegt den Rezyklatanteil bei rPET.

Verlangen Sie Zertifikatsnummer und Geltungsbereich, nicht bloß ein Logo im Katalog. Ein Zeichen, das für das Papier des Programmhefts gilt, sagt nichts über die Trinkflasche daneben aus. Diese Prüfung kostet zehn Minuten und erspart Ihnen eine unangenehme Nachfrage aus der eigenen Nachhaltigkeitsabteilung.

Eventformate, passende Werbemittel und ihre Veredelung im Überblick

Die folgende Übersicht ordnet gängige österreichische Veranstaltungsformate den Artikeln zu, die sich dort bewährt haben, samt der Technik, die dazu passt.

Die Spalte Wertigkeit ist bewusst qualitativ gehalten. Sie beschreibt, wie viel Aufwand pro Stück gerechtfertigt ist, und nicht, wie viel ein Artikel kostet.

Personalisierte Werbegeschenke mit Namen für geladene Gäste

Die Einzelpersonalisierung ist technisch keine Sonderleistung mehr: Lasergravur und Digitaldruck arbeiten ab einem Stück, die Datei wechselt zwischen den Exemplaren, das Werkzeug bleibt gleich.

Bei Gala-Abenden und Kundenessen sitzt das Präsent am Gedeck. Ein graviertes Trinkglas, ein Notizbuch mit geprägten Initialen oder ein Kuvert mit dem Namenszug des Gastes ersetzt die Tischkarte und wird mitgenommen. Der Aufwand liegt in der Namensliste, nicht in der Produktion.

Zwei Dinge gehen dabei regelmäßig schief. Namenslisten kommen mit Tippfehlern, uneinheitlich geschriebenen Titeln und Umlauten, die aus dem Tabellenexport falsch übernommen wurden. Und kurzfristige Absagen lassen personalisierte Stücke übrig, die niemand anderem gegeben werden können.

Planen Sie deshalb einen kleinen Anteil neutral veredelter Ware ein, die nur Ihr Logo trägt. Damit fangen Sie Nachmeldungen ab und haben am Ende des Abends etwas in der Hand, das Sie auch dem Fahrer oder der Technikcrew geben können. Für die Freigabe genügt uns eine saubere Liste im Tabellenformat mit einer Spalte je Feld.

Weihnachtsfeier, Nikolo und Adventmarkt: Giveaways für den Jahresausklang

Der Dezember bündelt in Österreich mehrere Anlässe, die sich nicht gegenseitig ersetzen.

Am 5. Dezember zieht der Krampus durch die Orte, am 6. kommt der Nikolo. In vielen Betrieben ist der Nikolosack für die Belegschaft und für Kundenkinder ein fixer Termin. Er wird eher mit Zuckerl, Nüssen und einem kleinen bedruckten Packerl bestückt als mit einem repräsentativen Präsent.

Die Weihnachtsfeier ist ein eigenes Format mit eigener Logik. Was Sie dort übergeben, sollte zum Abend passen und transportierbar sein, denn der Heimweg führt oft über öffentliche Verkehrsmittel oder ein Taxi.

Firmen mit eigenem Adventstand oder einem Auftritt am Christkindlmarkt brauchen wiederum Ware für den Durchlauf: Häferl für den Punsch, Hauben, Handwärmer. Wer heuer erst im November anfragt, findet bei den gängigen Winterartikeln nur noch Restbestände in wenigen Farben. Die Anfrage im Spätsommer kostet nichts und verschafft Ihnen die freie Auswahl bei Material und Farbe.

Werbewirksamkeit: Event-Giveaways steuerlich richtig einordnen

Das österreichische Steuerrecht kennt für Geschenke an Geschäftsfreunde keinen Betragsgrenzwert. Es fragt nach der Werbewirksamkeit.

Nach § 20 Abs. 1 Z 3 EStG 1988 zählen Geschenke an Geschäftsfreunde grundsätzlich zu den nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwendungen. Die Einkommensteuerrichtlinien 2000 nennen dazu die Ausnahme, auf die es bei unserem Sortiment ankommt: Gegenstände, die zu Werbezwecken übergeben werden und geeignet sind, eine Werbewirkung zu entfalten, bleiben voll abzugsfähig. Ausdrücklich genannt werden Kalender und Kugelschreiber mit Firmenaufschrift.

Praktisch heißt das: Das Logo auf dem Artikel ist kein Designdetail, sondern das Merkmal, an dem die Abzugsfähigkeit hängt. Dieselbe Flasche Wein ohne Aufdruck ist steuerlich ein anderer Fall als die Flasche mit bedrucktem Etikett im Corporate Design.

Umsatzsteuerlich gilt der Normalsatz von 20 Prozent. Für unentgeltliche Zuwendungen sieht die Verwaltung bei Geschenken von geringem Wert eine Grenze von 40 Euro netto je Empfänger und Kalenderjahr vor. Das ist eine reine Frage der Umsatzsteuer und keine Grenze der Abzugsfähigkeit. Bei Zuwendungen an die eigene Belegschaft liegen die Freibeträge bei 365 Euro pro Person und Jahr für Betriebsveranstaltungen sowie 186 Euro für Sachzuwendungen. Diese Angaben dienen der Orientierung: Klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater, Auskunft erteilt auch das Finanzamt Österreich.

Vom Eventbriefing zur Anlieferung Ihrer bedruckten Werbemittel

Die Anlieferung an einen Veranstaltungsort folgt anderen Regeln als die Lieferung ins Firmenlager.

Am Anfang steht ein kurzes Briefing: Anlass, Teilnehmerzahl, Datum, Ort, Budgetrahmen und die Frage, wer die Artikel übergibt. Daraus ergibt sich die Auswahl meist von selbst. Sie erhalten ein kostenloses Angebot und, sobald die Auswahl steht, einen Korrekturabzug mit Ihrem Logo in Position und Größe.

Für die Druckdaten brauchen wir Vektoren, also EPS, AI oder PDF mit Pfaden, dazu die Farben als Pantone-Referenz. Ein aus einer Präsentation kopiertes Logo reicht für eine Gravur nicht aus, weil die Kanten dann ausfransen und feine Linien verschwinden. Einwegkameras auf den Tischen liefern Bilder, die Gäste nach dem Abend tatsächlich mitnehmen.

Kongresszentren und Hotels nehmen Paletten nur in definierten Zeitfenstern an und verlangen die Veranstaltungsbezeichnung auf jedem Karton. Sprechen Sie früh mit der Haustechnik, klären Sie Zwischenlagerung und Zufahrt, und lassen Sie die Ware lieber einige Tage vorher kommen als am Morgen des Events. Fragen zur Auswahl beantworten wir jederzeit über das Kontaktformular, und ein unverbindliches Angebot bekommen Sie in der Regel noch am selben Arbeitstag.